Entenda como funciona o auxílio a eventos na UFSC
Leia com atenção antes de enviar seu pedido de auxílio a eventos
Como funciona o pedido de auxílio a eventos para discentes ?
O discente deverá preencher o formulário eletrônico para pedido de auxílio com todas as informações solicitadas. Caso não tenha alguma informação necessária salve o formulário e insira posteriormente a informação.
Procedimento para pedido de auxílio:
– SISTEMA PARA SOLICITAÇÃO: https://auxilioprpg.sistemas.ufsc.br
– DOCUMENTOS NECESSÁRIOS:
– Resumo do trabalho
– Informações sobre o período e local de realização do evento (folder, cartaz ou printscreen da site)
– Comprovante de submissão ou carta de aceite do trabalho.
Lembre-se: o pedido de auxílio deve ser enviado para análise até o primeiro dia do mês que antecede o evento (Ex: o discente vai participar de um evento no dia 15 de julho, logo, deve solicitar seu auxílio até o dia 1º de junho).
Quem recebe o pedido de auxílio a eventos?
Após enviado o pedido de auxílio a eventos, o Coordenador do Programa recebe um e-mail informando que um discente efetuou um pedido de auxílio a eventos. O Coordenador acessa o formulário eletrônico, analisa-o, e preenche o campo “contrapartida”. Neste campo o Coordenador indicará o valor que será fornecido pela Coordenação do Programa.
Em seguida o Coordenador encaminha o pedido de auxílio a eventos ao comitê gestor do Programa de Apoio a Pós-Graduação (PROAP), o qual também o analisará e definirá um valor de auxílio a ser dado. A decisão do comitê do PROAP quanto ao valor do auxílio é definida pelo documento Diretrizes para Distribuição dos Recursos PROAP/PROPG.
Após esta decisão o discente recebe um e-mail informando o valor do recurso destinado pelo comitê do PROAP.
Lembre-se: O comitê gestor do PROAP somente fornece auxílio para eventos científicos com apresentação de trabalho.
Como é realizado o pagamento de taxa de inscrição a docentes credenciados na pós-graduação?
Ao docente credenciado em quaisquer PPGs que quiser solicitar a inscrição em evento no Brasil ou no exterior empregando os recursos de orçamento da UFSC para capacitação, deverá encaminhar sua solicitação para a Coordenadoria de Capacitação de Pessoas, pelo sistema SPA. Mais informações a respeito podem ser obtidas em http://capacitacao.ufsc.br/, ramal 9690.
Como acontece o pagamento do auxílio a eventos?
Todos os pagamentos são efetuados na modalidade reembolso, ou seja, o discente efetua a entrega das notas fiscais, recibos e/ou comprovantes de despesas à coordenadoria do Programa, que os encaminha para reembolso ao discente em conta bancária.
Lembre-se: Exceto os bilhetes de passagens aéreas e rodoviárias, todas os demais comprovantes de despesas como notas fiscais, recibos, etc, devem conter as seguintes informações:
Nome: Universidade Federal de Santa Catarina
CNPJ: 83.899.526/0001-82
Apenas para participação de eventos em outros países é possível o reembolso das despesas efetuadas com a utilização do cartão de crédito mediante apresentação da fatura.
Lembre-se: Além dos comprovantes de despesas o discente deve entregar o certificado de participação do evento, o certificado de apresentação do trabalho E O formulário de pedido de reembolso. Nos casos de atividade de campo o discente deve apresentar declaração da instituição onde efetuou as atividades.
ORIENTAÇÕES PARA O REEMBOLSO (APENAS DISCENTES):
- O pagamento das despesas aprovadas:
– É feito diretamente ao estudante, por meio de reembolso a ser depositado em conta corrente cerca de 40 (quarenta) dias após entrega dos comprovantes;
– O auxílio não poderá ser depositado em conta Poupança, tampouco em conta bancária de terceiros;
– Os comprovantes das despesas deverão conter CNPJ ou CPF do emitente;
– Estudantes em fase de conclusão do curso deverão ficar atentos ao prazo limite para solicitação de reembolso, cuja documentação deverá ser entregue, pelo menos, 30 (trinta) dias antes do término do prazo final para defesa. - PORTANTO, o estudante que tiver sua solicitação aprovada, deverá:
1) Arcar inicialmente com as despesas, observando o princípio da economicidade (selecionando passagens e restaurantes com preços razoáveis);
2) Ao retornar do evento, entregar à secretaria do Programa, a seguinte documentação para solicitação do reembolso.
Documentos necessários para o pedido de reembolso:
Apresentação de trabalho em evento:
– Formulário de autorização de reembolso
– Certificado de apresentação do trabalho
– Certificado de participação no evento
– Comprovantes de despesas (verifique, abaixo, a lista de comprovantes aceitos)
Publicação de artigo em periódico:
– Formulário de autorização de reembolso
– Comprovante do valor e de pagamento da taxa
– Comprovante de publicação
Atividade de campo/curso/disciplina:
– Formulário de autorização de reembolso (atividade de campo/curso/disciplina)
– Relatório das atividades realizadas
– Comprovantes de despesas (verifique, abaixo, a lista de comprovantes aceitos)
LISTA DE COMPROVANTES ACEITOS
Transporte
– Canhoto de passagens rodoviárias;
– Passagens aéreas: bilhetes de embarque com comprovante dos valores pagos (nota fiscal ou e-mail de confirmação da reserva com valores);
– Recibos de táxis ou Uber;
– Comprovante de aquisição de passagens de transporte coletivo.
> NÃO serão aceitas despesas com combustível, estacionamento e aluguel de veículos.
Hospedagem
– Nota fiscal de hotéis, pousadas e assemelhados;
– Recibo de hospedagem com CNPJ e assinatura do responsável;
– Recibos de pagamento de sites de reservas de hotéis (só serão aceitos comprovantes de reservas pagas).
Alimentação
– Nota fiscal ou cupom fiscal de restaurantes, lanchonetes e assemelhados;
– Nota fiscal de supermercados (as despesas deverão ser compatíveis com a quantidade de consumo de alimento para o aluno);
> NÃO serão aceitas despesas com bebida alcoólica e guloseimas (sorvete, chocolate e assemelhados)
Taxa de Inscrição
– Comprovante de pagamento da taxa (recibo de pagamento);
– Para eventos internacionais: fatura do cartão de crédito em nome do aluno onde mostre o valor pago com taxa de câmbio utilizada.
