Entenda como funciona o auxílio a eventos na UFSC (discentes)
Leia com atenção antes de enviar seu pedido de auxílio a eventos
1) Procedimento para pedido de auxílio:
– Encaminhar a solicitação via: https://auxilioprpg.sistemas.ufsc.br
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS:
– Resumo do trabalho
– Informações sobre o período e local de realização do evento (folder, cartaz ou printscreen da site)
– Comprovante de submissão ou carta de aceite do trabalho.
Lembre-se: o pedido de auxílio deve ser enviado para análise até o primeiro dia do mês que antecede o evento (Ex: o discente vai participar de um evento no dia 15 de julho, logo, deve solicitar seu auxílio até o dia 1º de junho).
2) Quem recebe o pedido de auxílio a eventos?
Após enviado o pedido de auxílio, o Coordenador(a) do Programa receberá um e-mail informando que um discente efetuou um pedido de auxílio a eventos. O(a) Coordenador(a) acessará o formulário eletrônico, irá analisá-lo, e preencherá o campo “contrapartida”. Neste campo o(a) Coordenador(a) indicará o valor que será fornecido pela Coordenação do Programa.
Em seguida o(a) Coordenador(a) encaminhará o pedido de auxílio a eventos ao comitê gestor do Programa de Apoio a Pós-Graduação (PROAP), o qual também o analisará e definirá um valor de auxílio a ser dado. A decisão do comitê do PROAP quanto ao valor do auxílio é definida pelo documento Diretrizes para Distribuição dos Recursos PROAP/PROPG.
Após esta decisão o discente receberá um e-mail informando o valor do recurso destinado pelo comitê do PROAP.
Lembre-se: O comitê gestor do PROAP somente fornece auxílio para eventos científicos com apresentação de trabalho.
3) Como acontece o pagamento do auxílio a eventos?
Forma de concessão: REEMBOLSO
- O pagamento das despesas aprovadas (tanto pelo Programa quanto pela PROPG) é feito diretamente ao estudante, por meio de reembolso a ser depositado em conta corrente cerca de 40 (quarenta) dias após entrega dos comprovantes.
– Antes da viagem, verifique a lista de documentos válidos para comprovação das despesas;
– O auxílio não poderá ser depositado em conta Poupança, tampouco em conta bancária de terceiros;
– Estudantes em fase de conclusão do curso deverão ficar atentos ao prazo limite para solicitação de reembolso, cuja documentação deverá ser entregue, pelo menos, 30 (trinta) dias antes do término do prazo final para defesa. - Portanto, o ESTUDANTE que tiver sua solicitação aprovada, DEVERÁ:
1) Arcar inicialmente com as despesas, observando o princípio da economicidade (selecionando passagens e restaurantes com preços razoáveis);
2) Ao retornar do evento, entregar à secretaria do Programa, a documentação para solicitação do reembolso
ATENÇÃO!!! Auxílio Estudante e Auxílio Pesquisador encaminhados até 30 de novembro de 2024 serão incluídos na folha de pagamento ainda este ano (2024). Os recebidos após este prazo serão pagos no ano de 2025 – OFÍCIO Nº 173/2024/CFI/DPG/PROPG.
Documentos necessários para o pedido de reembolso
1) Participação em evento:
– Formulário de autorização de reembolso (colocar o valor da contrapartida do PG e o valor da PROPG separados)
– Certificado de apresentação do trabalho
– Certificado de participação no evento
– Comprovantes de despesas (verifique a lista de comprovantes aceitos)
2) Publicação de artigo em periódico:
– Formulário de autorização de reembolso
– Comprovante do valor e de pagamento da taxa
– Comprovante de publicação
3) Atividade de campo/curso/disciplina:
– Formulário de autorização de reembolso (atividade de campo/curso/disciplina)
– Relatório das atividades realizadas
– Comprovantes de despesas (verifique, abaixo, a lista de comprovantes aceitos)
LISTA DE COMPROVANTES ACEITOS:
a) Transporte
– Canhoto de passagens rodoviárias;
– Passagens aéreas: bilhetes de embarque com comprovante dos valores pagos (nota fiscal ou e-mail de confirmação da reserva com valores);
– Recibos de táxis ou Uber;
– Comprovante de aquisição de passagens de transporte coletivo.
> NÃO serão aceitas despesas com combustível, estacionamento e aluguel de veículos.
b) Hospedagem
– Nota fiscal de hotéis, pousadas e assemelhados;
– Recibo de hospedagem com CNPJ e assinatura do responsável;
– Recibos de pagamento de sites de reservas de hotéis (só serão aceitos comprovantes de reservas pagas).
c) Alimentação
– Nota fiscal ou cupom fiscal de restaurantes, lanchonetes e assemelhados;
– Nota fiscal de supermercados (as despesas deverão ser compatíveis com a quantidade de consumo de alimento para o aluno);
> NÃO serão aceitas despesas com bebida alcoólica e guloseimas (sorvete, chocolate e assemelhados)
d) Taxa de Inscrição
– Comprovante de pagamento da taxa (recibo de pagamento);
– Para eventos internacionais: fatura do cartão de crédito em nome do aluno onde mostre o valor pago com taxa de câmbio utilizada.
Fluxograma auxílio (discentes)
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